As 15 melhores dicas do Google Agenda para organizar sua agenda e melhorar sua produtividade

O Google Agenda é um serviço repleto de recursos. Contudo, mesmo que ele seja uma das ferramentas de produtividade mais comuns para negócios e produtividade pessoal, há uma boa chance de você estar aproveitando apenas uma pequena parte do que esse serviço pode oferecer

Neste artigo, listamos 15 dicas para que você possa aproveitar ao máximo a plataforma.

Crie vários calendários

Se você costuma anotar tudo no Google Agenda, como seus compromissos pessoais e de trabalho, obrigações familiares ou agenda de treinos, convém organizar-se com vários calendários. O serviço permite que você sobreponha seus calendários para que tenha uma visão holística do seu dia ou desativar alguns calendários para reduzir o acúmulo e se concentrar no que é importante.

Para criar um novo calendário, clique no sinal de adição ao lado de outros calendários no painel esquerdo do Google Agenda. Em seguida, clique em “Criar novo calendário”, dê um nome a ele e clique em “Criar calendário”.

Use os atalhos de teclado do Google Agenda

O Google Agenda possui seu próprio conjunto de atalhos de teclado. Sendo assim, é importante conhecê-los porque eles são muito úteis. Para ativá-los, clique no ícone em forma de engrenagem para abrir as Configurações. Clique em “Atalhos de teclado” no painel de navegação à esquerda e, na seção Atalhos de teclado, habilite o recurso clicando na caixa de seleção.

Uma vez ativado, você pode usar atalhos para alterar a visualização, pesquisar, alterar dias, criar reuniões, imprimir e muito mais. Para ver todo o conjunto de atalhos do Google Agenda, pressione a tecla ? quando estiver utilizando o serviço.

Encurte cada reunião

Muitas empresas têm uma política de reunião inteligente, em que ao invés de realizarem um reunião de 60 minutos completos, as reuniões são agendadas para 50 minutos, o que dá aos participantes tempo para fazer anotações, responder e-mails e chegar ao próximo evento a tempo.

Você pode agendar reuniões mais curtas no Google Agenda. Para fazer isso, clique no ícone em forma de engrenagem para abrir as Configurações. Na página Idioma e região, na seção Configurações do evento, marque a opção “Reuniões rápidas”. Isso reduzirá as reuniões de 30 e 45 minutos em 5 minutos e todas as reuniões de 60 minutos ou mais em 10 minutos.

Encontre um horário de reunião

Se você estiver agendando uma reunião com outros usuários do aplicativo, é fácil encontrar um bom horário para uma reunião sem ter de realizar várias trocas de e-mails.

Adicione todos os participantes à lista de convidados da reunião e clique em “Encontrar um horário” na parte superior dos detalhes da reunião. Você verá as agendas de todos lado a lado e poderá encontrar um horário que se adapte à agenda de todos.

Personalize suas notificações

Se as notificações de sua reunião o incomodam porque sempre aparecem 10 minutos antes do evento, e esse simplesmente não é o momento certo para suas necessidades, você pode configurá-las da maneira que lhe for mais adequada.

Para fazer isso, clique no ícone em forma de engrenagem para abrir as Configurações. No painel de navegação à esquerda, vá para a seção Configurações do meu calendário e clique em um calendário. Agora você pode ir para a seção de notificação de eventos da página e escolher com que antecedência deseja uma notificação e até mesmo configurar mais de uma, se necessário.

Altere o proprietário de uma reunião

Se você criou uma reunião, mas descobriu que não pode participar e precisa colocar outra pessoa no comando, não há necessidade de cancelar a reunião ou fazer com que um substituto a recrie. Você pode ceder a propriedade da reunião.

Para fazer isso, clique na reunião no calendário. Quando a visualização for exibida, clique no menu de três pontos e, no menu suspenso, escolha a opção “Alterar proprietário”. Insira os detalhes e clique em “Alterar proprietário”.

Ligue o relógio mundial

Se você precisar enviar mensagens ou agendar reuniões com pessoas em fusos horários diferentes, pode ser útil ter o horário local ao seu alcance. O Google Agenda pode exibir todos os fusos horários de seu interesse no painel à esquerda, abaixo do calendário mensal.

Para ativá-lo, clique no ícone em forma de engrenagem para abrir as Configurações. Na página Idioma e região, encontre a seção “Relógio mundial”. Ative o relógio mundial clicando na caixa de seleção. Em seguida, clique em “Adicionar fuso horário” e selecione o fuso horário que você precisa.

Veja sua agenda rapidamente sem abrir o Google Agenda

Você não deveria ter que abrir a página do Google Agenda para ver seus compromissos diários. Instale a extensão “Button for Google Calendar” e você poderá ver suas próximas reuniões como um menu suspenso na barra de ferramentas do Chrome sem sair da página da Web que está usando no momento.

Crie um evento de vários dias

Há uma maneira fácil de fazer um evento durar dois ou mais dias. Para fazer isso, posicione o mouse na parte superior do calendário, entre a data e o primeiro horário. Clique e arraste o mouse do primeiro ao último dia do evento. Um pop-up aparecerá durante o seu evento, no qual basta preencher os detalhes e clicar em “Salvar”.

Adicione anexos a um convite de reunião

É possível adicionar documentos e outros anexos a um convite de reunião, eliminando a necessidade de enviar um e-mail de acompanhamento. Ao criar a reunião no Google Agenda, clique em “Adicionar descrição ou anexos” e em seguida use o botão “Adicionar anexos”.

Se você já criou o convite, clique na reunião no calendário e clique em “Editar evento”. Em seguida, adicione o anexo nos detalhes do evento.

Visualização personalizada de calendário

O Google Agenda oferece controle sobre tudo o que você vê. Você pode criar calendários que não exibam os finais de semana ou que oculte uma semana de férias do trabalho, por exemplo.

Para fazer isso, clique no ícone em forma de engrenagem para abrir as Configurações. No painel de navegação à esquerda, escolha “Exibir opções” e personalize as configurações como quiser. Por exemplo, clique no menu “Definir visualização personalizada” e escolha quantos dias você deseja ver em uma página.

Torne sua reunião privada

Se você precisar criar uma reunião um privada, você pode definir a visibilidade da reunião como privada. A única coisa que qualquer pessoa que estiver visualizando seu calendário saberá é que seu horário está bloqueado.

Para fazer isso, abra sua reunião e, acima da descrição da reunião, clique no menu que está definido como “Visibilidade padrão”. Escolha a opção “Privado” e clique em “Salvar”.

Envie um e-mail para todos os participantes da reunião

Precisa entrar em contato com todos os convidados de uma determinada reunião? Contanto que você tenha criado a reunião, você pode fazer isso facilmente.

Clique na reunião no calendário e a visualização da reunião deve aparecer. À direita da seção Convidados, você verá dois ícones. Você pode copiar e-mails de convidados ou clicar em “Enviar e-mail para convidados” para abrir uma nova mensagem de e-mail com seus endereços já preenchidos.

Receba um e-mail diário com suas reuniões agendadas

Se você é o tipo de pessoa que gosta de um resumo matinal de suas reuniões e tarefas do dia, o Google Agenda pode ajudar enviando um resumo de sua agenda da reuniões todos os dias.

Para ativar essa ferramenta, clique no ícone em forma de engrenagem para abrir as Configurações. No painel de navegação à esquerda, vá para a seção Configurações do meu calendário e clique no calendário para o qual deseja o resumo diário. Clique em “Outras notificações”. Em seguida, localize “Agenda diária” e altere “Nenhum” para “E-mail”.

Insira o local no seu convite de reunião

Não se esqueça de que o Google Agenda permite que você insira o endereço exato no seu convite de reunião, e isso se integra ao Google Maps, para que você possa abrir as instruções de direção em qualquer dispositivo com o qual esteja visualizando o convite. Basta digitar o endereço na opção “Adicionar local”, que você encontra logo acima dos controles de notificação.