Domine o tempo e conquiste o sucesso com estratégias para uma agenda executiva impecável.
Lidar com muitas tarefas no mesmo dia exige organização para não se perder e conseguir entregar o que é importante e indispensável, sem acumular tarefas. O uso de uma matriz é importante e ajuda muito, mas é válido ter uma agenda executiva bem-organizada.
Afinal, já imaginou ter uma viagem internacional marcada e esquecer de comprar as passagens ou cotar seguro viagem? É um risco que não dá para correr quando envolve questões profissionais.
Confira abaixo como gerenciar uma agenda executiva de forma eficaz e manter todos os seus compromissos organizados.
Escolha um modelo
Pense qual modelo se adapta melhor à sua rotina. Será que vale a pena manter uma agenda física ou ela pode ser 100% digital? Ou um misto das duas? Experimente aquilo que vai funcionar bem para você.
Vale pensar também na quantidade de compromissos que precisa anotar, se você usa lembretes para não se esquecer e, no caso da agenda física, se quer carregar peso todos os dias ou tem um espaço visível para manter o objeto no escritório.
Anote todos os compromissos
Coloque na agenda todos os compromissos, sem se importar se são rápidos ou vão demorar mais tempo. Isso ajuda a ter uma ideia de como está o seu dia — se não há demandas demais em um mesmo horário, por exemplo.
Mais do que anotar a data e o horário, não se esqueça de listar prazo e prioridade. Se for uma tarefa, aquela é a data limite ou a data para uma entrega parcial? Aquilo é realmente importante e urgente? Cuidado para não se induzir ao erro com anotações vagas.
Use cores diferentes para definir prioridades
Trabalhar com cores pode facilitar na hora de definir as prioridades. Você pode, inclusive, seguir a ideia do sinaleiro. Algo não tão urgente fica em verde, de média prioridade em amarelo e, se for urgente, em vermelho.
No computador, você pode organizar as linhas nessa cor, mas, se a agenda é física, vale escrever com canetas desses tons ou marcar com marca-texto de acordo com a urgência.
Crie e use os checklists
O checklist é uma forma de checar o que você tem de mais importante para fazer naquele dia. Por isso, é tão interessante usar a dica anterior, definindo as prioridades por meio de cores, e detalhar a atividade de cada dia.
No checklist, você organiza suas prioridades conforme a urgência. Um exemplo simples: se, na segunda-feira, você tem duas reuniões agendadas, uma entrevista e uma entrega de conteúdo, sendo as reuniões de baixa urgência e a entrevista mais urgente, o foco precisa estar nela, depois nas reuniões.
Revise a agenda com frequência
Um erro muito comum é manter uma agenda e esquecer de revisá-la para conferir tudo o que anotou. Já imaginou ser muito organizado e depois deixar tudo guardado na gaveta? Saiba que a agenda foi feita para ser conferida, revisada e mudada sem medo.
Essa revisão te ajuda a perceber se você não marcou dois compromissos no mesmo horário ou se esqueceu de um feriado ou daquela viagem de negócios programada desde o início do ano.
Sinalize todos os feriados
Pode parecer uma coisa boba, mas é indicado anotar todos os feriados, ainda mais se você conseguir emendar. Confira na sua agenda em quais dias da semana eles caem e se sua empresa trabalha por escala nessas datas.
Para não se perder, vale escrever “feriado” em uma cor bem-chamativa. Nas agendas digitais, você não tem essa preocupação, já que o próprio sistema sinaliza essas datas, mas é importante lembrar que os feriados locais nem sempre aparecem automaticamente, então, o melhor a fazer é organizar essa questão.